Varslingsrutiner på Vefsn Folkehøgskole Toppen 

 

Vefsn Folkehøgskole Toppen har fokus på at arbeidsmiljø og skolemiljø skal oppleves som positivt og inkluderende for alle. Vi ønsker at alle skal kunne bruke de uformelle samtalene til å løse problemer den enkelte kan ha i sin hverdag. 

Vi forventer åpenhet og ærlighet og vil arbeide for et godt ytringsklima. Har du oppdaget kritikkverdige forhold, som kan være til skade, ønsker vi at du sier ifra. Varslingsrutinene er utarbeidet for å sikre en ryddig håndtering av eventuelle alvorlige saker. 

Etter Arbeidsmiljølovens § 2-4 har du plikt til å si fra om trakassering, diskriminering og feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse. 

Det skal være trygt for deg å varsle og du skal være sikker på at saken følges opp. 

 

Varsling om kritikkverdige forhold 

Alle ansatte og alle elever har rett til å varsle om kritikkverdige forhold. 

Vefsn Folkehøgskole ønsker å videreutvikle en kultur der det er åpenhet for å ta opp kritikkverdige forhold samt diskutere og løse disse. 

Vi arbeider kontinuerlig for å ha gode rutiner for varsling og oppfølging av disse. Arbeidsgiver har plikt til å legge forholdene til rette for varsling etter Arbeidsmiljølovens § 3-6. 

Hva er kritikkverdige forhold 

Med kritikkverdige forhold menes brudd på lover og forskrifter, interne retningslinjer eller etiske regler. Eksempler på kritikkverdige forhold kan være: 

• Brudd på lover og forskrifter 
• Korrupsjon, tyveri, underslag, økonomiske misligheter 

• Maktmisbruk 
• Uønsket seksuell oppmerksomhet 
• Mobbing, trakassering, utfrysing 
• Handlinger som kan medføre fare for liv og helse 
• Mangler som kan medføre fare for liv og helse 

• Brudd på interne rutiner 
• Brudd på taushetsplikten 
• Brudd på etiske normer 
• Misbruk av rusmidler 

Forhold som en arbeidstaker eller en student mener er kritikkverdig utelukkende ut fra egen politisk eller etisk overbevisning er ikke omfattet av varslingsbestemmelsene i loven. 

Det samme gjelder uenighet eller motsetninger mellom faglige og administrative forhold og beslutninger. 

Hvordan skal kritikkverdige forhold varsles? 

Varsling skal som hovedregel skje internt. Fortrinnsvis skal varsling skje skriftlig. Ekstern varsling er kun akseptabelt når intern varsling er grundig forsøkt uten tilfredsstillende resultat. 

Varsling kan skje anonymt dersom varsleren ønsker det, men dette er å betrakte som en nødløsning. Det skal være åpenhet og høyde for at varsling er ufarlig og positivt. Dersom det varsles anonymt vil det si at kun den som mottar varslet kjenner navnet på varsleren. Ledelsen kan imidlertid ikke forholde seg passivt til et anonymt varsel. 

Den som varsler må ha et forsvarlig grunnlag for varslingen, det avgjørende vil være hva den aktuelle arbeidstaker eller elev hadde grunn til å tro utfra sin posisjon og kompetanse og med de opplysninger som var tilgjengelige på varslingstidspunktet. 

Intern varsling 

Varsling skal vanligvis skje til internatleder, assisterende rektor eller rektor. Hvis innholdet i varslingen omfatter en av disse tre kan varslingen også gjøres til styreleder. Varsling kan i tillegg skje til: 

• Verneombud 
• Ansattes tillitsvalgte 
• Elevrådsleder eller annet medlem av elevrådet 

Normal videre saksgang er at verneombudet tar saken med en i varslingsutvalget. En varsling til en tillitsvalgt burde tas opp videre i vedkommende fagforening. Varsling til elevrådet kan – om elevrådet ønsker det – tas videre til skolens ledelse. 

Den som mottar varslet har plikt til å ta forholdet opp på den måte og overfor de personer som saken naturlig involverer. Skolen har for øvrig ingen styringsrett over hvordan fagforening eller elevråd skal motta og behandle varslinger. 

Varslingsmottaker skal undersøke saken nærmere ved å stille nødvendige kontrollspørsmål, eksempelvis ha en samtale både med varsler og den det varsles om for å sikre at alle sider av saken blir belyst. I ene prosessen kan varslingsmottaker kontakte interne «støttespillere». 

Gjelder saken mer alvorlige kritikkverdige forhold bør den personen eller det organ som mottar varslet sørge for å dokumentere tid, sted, hvem som har varslet og hva saken dreier seg om. Dokumentasjon er spesielt vanskelig i saker som kan resultere i ansvar for enkeltpersoner. Den som har varslet bør i slike tilfeller attestere at dokumentasjonen gjengir det korrekte innholdet i varslet. 

Den personen eller det organ som mottar varslet må vurdere om det skal opprettes en sak på grunnlag av varselet. Det må tas hensyn til saksbehandlingsprinsipper som gjelder for Vefsn Folkehøgskole, som forvaltningsloven og GDPR. Dersom det opprettes sak, skal den journalføres. Mens saken er til behandling må dokumentene i saken regnes som interne dokumenter som kan unntas offentlighet. Når saken er ferdig behandlet, vil dokumentene bli behandlet i henhold til regler om personopplysninger og i forhold til om saken er unntatt offentlighet. 

Dersom konklusjonen fra varslingssaken er at det har skjedd en tjenesteforsømmelse, skal en eventuell personalsak registreres som egen sak. 

Den det blir varslet om skal, så snart som mulig etter at varsleren har fått forklart seg og varslingskomiteen har oversikt over saken sett fra varslerens side, gjøres kjent med varslet og med hvilke opplysninger som er gitt. Vedkommende får så anledning til å komme med sin versjon av saken. Når saken er ferdigbehandlet, skal den det er varslet om straks ha beskjed, uansett utfallet av behandlingen. 

Den som har varslet skal også ha beskjed, så snart som mulig etter at behandlingen er avsluttet, om utfallet av behandlingen av varslingssaken. 

Ekstern varsling 

Den enkelte ansatte eller elev vil også ha rett til å kontakte offentlige tilsyn med relevante saker, for eksempel Arbeidstilsynet, Politiet, Sivilombudsmannen, Datatilsynet, Utdanningsdirektoratet eller Likestillings- og diskrimineringsombudet. Varsling til overordnet myndighet er å anse som ekstern varsling og skal kun brukes om intern varsling ikke fører frem. 

Ekstern varsling via media bør kun skje etter at varsleren har forsøkt intern varsling og ekstern varsling til ovennevnte organisasjoner, da muligheten for å påføre enkeltpersoner utilsiktet skade er mye større i det mediene kobles inn. 

Varslerens identitet bør ikke gjøres kjent for flere enn det som er absolutt nødvendig for den videre saksbehandlingen. 

Varslingen skal være forsvarlig og ikke stride mot andre lovbestemmelser som for eksempel taushetsplikt. 

Det forutsettes at kritikkverdige forhold som varsles blir rettet opp så snart som mulig. 

Forholdet til den som varsler 

Den som varsler om kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte skal ikke utsettes for negative reaksjoner. (AML § 2.4). Dette er ledelsens ansvar. 

Den som varsler skal ha tilbakemelding om hva som blir gjort for å rette opp det som det blir varslet om eller hva som blir utfallet av saken. 

Forholdet til den det varsles om dersom det gjelder en person 

I de tilfeller varselet er knyttet til en person, ansatt eller elev, skal denne gjøres kjent med hvilke opplysninger som er gitt. Vedkommende skal ha en mulighet til å gi sin versjon av saken. 

Konsekvensene av at vedkommende blir kjent med anklagene må imidlertid vurderes opp mot muligheten av forspillelse av bevis, fare for gjengjeldelse m.m. 

  

Informasjon om rutine for varsling 

Varslingsrutinene skal være tilgjengelige på Vefsn Folkehøgskoles nettsider og gjøres kjent for alle ansatte og elever i informasjonen fra skolen før skolestart. 

Regler om varsling finnes i Arbeidsmiljølovens § 2-4, § 2-5 og § 3-6. 

2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten 

1. Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten 

1. Arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. 

1. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. 

2-5. Vern mot gjengjeldelse ved varsling 

1. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med § 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. 

1. Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter § 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. 

1. Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til at partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler. 

3-6. Plikt til å legge til rette for varsling 

Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med § 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. 

 

Rutine for håndtering av varsler om uønsket seksuell oppmerksomhet 

I kjølevannet av #metoo har vi sett et behov for å detaljere rutiner knyttet til saker om uønsket seksuell oppmerksomhet. 

Varsel om slike saker kan komme til alle ansatte ved Vefsn Folkehøgskole, men kanskje særlig til internatleder og linjelærere – enten muntlig eller gjennom en skriftlig kanal. Vi har også varslingsknappen SI FRA på hjemmesiden, som er promotert som en relevant varslingskanal i slike saker. 

For at Vefsn Folkehøgskole skal kunne få en samlet oversikt over omfang, sikre at innkommende saker behandles sensitivt – og at tiltak på riktig nivå iverksettes – skal disse rutinene følges: 

1. Hvem behandler sakene

• Ansatte som tar imot henvendelse rapporterer videre til en av personene i varslingsutvalget. Varslerne skal informeres om at saken meldes videre. Saker som kommer inn muntlig skal skriftliggjøres (se pkt. 4). 
• Ansatte oppfordrer studenter/kollegaer som varsler om å melde saken, formelt, til varslingsutvalget for videre behandling. Ansatte som mottar varsel har ikke ansvar for å følge saken, men kan gjerne stille som bistand dersom studenter/kolleger ønsker dette. 

2. Hvordan håndteres sakene for den som varsler

Det er varslingsutvalget som svarer skriftlig på de henvendelsene som kommer – med et standardsvar som tilpasses hver enkelt sak. Alle som henvender seg blir tilbudt en samtale for å få utdype sitt varsel og få informasjon om hvordan Vefsn Folkehøgskole håndterer slike saker. Minst to av de tre i varslingsutvalget skal være tilstede under samtalen. Ved behov deltar styreleder i samtalen. 

3. Hvordan håndteres sakene for den det varsles om

Dersom vedkommende det varsles om er elev eller ansatt ved Vefsn Folkehøgskole skal det foretas en samtale med vedkommende. Det vil normalt være en samtale mellom eleven/den ansatte og varslingsutvalget. Eventuelle tiltak overfor den det varsles om vil bli avgjort etter samtalen. Varslingsutvalget vil – når de faktiske forhold er avklart, og i samarbeid med varsleren – vurdere om politiet eller konfliktrådet skal kobles inn. 

  

4. Dokumentasjon av sakene

Alle saker som varsles må skriftliggjøres. Det er opprettet en tilgangsgruppe på Vefsn Folkehøgskoles datasystemer der kun Internatleder, Assisterende rektor og rektor har tilgang. Alle saker er unntatt offentlighet. 

5. Tilbakemeldingssløyfe

Sakene som legges inn på varslingsutvalgets område i datasystemet skal inneholde informasjon om hva saken gjelder og hvordan den er håndtert. Dette innebærer at i tilfeller der ansatte har tatt imot varsler skal det skrives et kort referat av den ansatte. All øvrig kontakt mellom varslingsutvalget og de impliserte parter skal skriftliggjøres. 

 

Uønsket seksuell oppmerksomhet og trakassering 

Hva gjør du dersom du, eller noen du kjenner, opplever uønsket seksuell oppmerksomhet?

 

Når skal du melde fra? 

Dersom opplever uønsket seksuell oppmerksomhet/trakassering, eller er vitne til gjentatt uønsket seksuell oppmerksomhet/ trakasseringen, skal du si fra så raskt som mulig. Slik kan saken behandles før den utvikler seg videre. 

 

Hva skjer når du melder fra? 

Når varslingsutvalget mottar en klage om opplevd uønsket seksuell oppmerksomhet/trakassering, gjelder våre rutiner for håndtering av varsler om uønsket seksuell oppmerksomhet. 

 

Vefsn Folkehøgskoles policy er nulltoleranse 

Vefsn Folkehøgskole har nulltoleranse for uønsket seksuell oppmerksomhet og trakassering. Vefsn Folkehøgskole er en institusjon som kjennetegnes av små miljø med tette bånd mellom elever og ansatte. Alle elever og ansatte har rett på en hverdag fri for opplevelsen av å bli trakassert, seksuelt eller på annen måte. Dette dokumentet er et virkemiddel i arbeidet med å gi elever og ansatte en trygg hverdag. 

Styret for Vefsn Folkehøgskole har i henhold til Lov om Folkehøgskoler det overordnede ansvaret for å sikre et fullt forsvarlig lærings- og arbeidsmiljø. 

Rektor